Unohdetun vaikuttajalistan vaara
Eräässä tuoreessa tapauksessa Ranskan tietosuojaviranomainen CNIL sakotti yhdysvaltalaista Monsanto-yhtiötä 400 000 eurolla GDPR-rikkomuksesta. Yhtiö oli koonnut henkilötietoja poliitikoista, toimittajista, aktivisteista ja tutkijoista, joita pidettiin vaikutusvaltaisina glyfosaatin käyttöä koskevassa eurooppalaisessa keskustelussa.
Vaikka vaikuttajalistojen kokoaminen ei sinänsä ole laitonta, sitä säädellään tarkasti EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR). Kerätyn tiedon tulee rajoittua tiukasti julkiseen, ammatilliseen tietoon vaikuttajista, jotka toimivat päätöksentekijän asemassa. Koska nämä vaikuttajat osallistuvat julkiseen keskusteluun poliittisista kysymyksistä, he voivat kohtuudella odottaa tulevansa mukaan listoihin roolinsa ja sen yhteiskunnallisen merkityksen perusteella.
Ihmiset kuitenkin tulevat ja menevät. Kun vaikuttaja ei enää toimi julkisessa tehtävässä, hänen tietonsa tulisi poistaa kaikista listauksista. Huomaa, että GDPR koskee kaikkea tallennettua tietoa, olipa se paperilla tai digitaalisessa muodossa — tietokannoista Excel-taulukoihin.
Mitä tämä tarkoittaa useimmille vaikuttamistyötä tekeville yrityksille ja organisaatioille?
Kaikki yhteystietolistat ja tietokannat tulee tarkistaa säännöllisesti GDPR-vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Tämä voi olla työlästä ja aikaa vievää. Ja silti, parhaista yrityksistä huolimatta, jonnekin voi jäädä se yksi unohdettu, vanhentunut ja mahdollisesti hyvin vaatimustenvastainen vaikuttajalista, jota kukaan ei enää muista.
Mitkä ovat siis parhaat käytännöt organisaatiosi suojaamiseksi tällaisilta riskeiltä?
Onneksi on olemassa käytäntöjä, jotka pienentävät GDPR-rikkomuksen riskiä merkittävästi.
Investoi kunnollisiin työkaluihin
Manuaalisten tarkistusrutiinien varaan luottamisen sijaan on paljon parempi hyödyntää Lobsterin kaltaisia työkaluja, jotka auttavat sinua ja tiimiäsi pysymään tilanteen tasalla mahdollisimman pienellä vaivalla.
Pidä kaikki vaikuttajatieto yhdessä paikassa
Lobsterin avulla tiimisi pitää kaiken vaikuttajatiedon yhdessä selkeässä paikassa, jota koko organisaatio käyttää. Lobsterin data on aina ajan tasalla, sillä seuraamme ja päivitämme huolellisesti automaattisesti kaikkia tietokantamme vaikuttajia. Tämä ei ainoastaan säästä tiimisi arvokasta aikaa, vaan mikä tärkeintä, poistaa tarpeen ylläpitää riskialttiita rinnakkaislistoja missään muodossa, paperilla tai digitaalisesti, muualla.
Saat automaattisen ilmoituksen muutoksista
Kun organisaatiosi Lobsterissa oleva vaikuttaja siirtyy toiseen, ei-julkiseen tehtävään, ilmoitamme sinulle siitä välittömästi. Näin voit helposti arvioida uudelleen, onko tietojen säilyttämiselle enää perustetta.
Tee GDPR-pyyntöihin vastaamisesta helppoa
Lobsterin puolesta ilmoitamme säännöllisesti kaikille Lobsterin tiedoissa oleville vaikuttajille ja tarjoamme heille mahdollisuuden tarkastaa tietonsa. Ennemmin tai myöhemmin tulee kuitenkin päivä, jolloin tietokantasi vaikuttaja lähettää organisaatiollesi GDPR-pyynnön. Kun kaikki vaikuttamistyösi on dokumentoitu Lobsteriin, GDPR-raportin tuottaminen onnistuu yhdellä klikkauksella ja vie kirjaimellisesti vain sekunteja.
Käy vaikuttajasi läpi säännöllisesti
Entä ne vaikuttajat, jotka ovat organisaatiollesi tärkeitä, mutta eivät osa Lobsterin dataa? Olennaisten vaikuttajien lisääminen vaikuttamisprojektiisi Lobsterissa on yksinkertaista. Koska tämä tieto näkyy vain organisaatiollesi, suosittelemme näiden vaikuttajaprofiilien läpikäyntiä kahdesti vuodessa. Vaikka tämä vaatii tiimiltäsi jonkin verran työtä, Lobster tarjoaa tähän tehtävään yhden klikkauksen suodatuksen. Näin läpikäynti sujuu mahdollisimman helposti.
Kouluta tiimisi GDPR:stä
Lopuksi ja ennen kaikkea: kouluta tiimisi GDPR:stä ja siitä, miten se koskee julkisia päättäjiä. Vaikka hyvät työkalut auttavat paljon, tietoinen ja valpas tiimi on paras suoja.
Lobster on vaikuttamistyön työkalu, jonka ovat kehittäneet lobbarit vaikuttamistyön ammattilaisille. Työkalujen lisäksi tarjoamme asiakkaillemme kattavan vaikuttajatietokannan, jonka avulla tunnistat keskeiset päättäjät EU:ssa, Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa.
Kiinnostuitko? Kerromme mielellämme lisää. Varaa 30 minuutin demo.