Avoimuusrekisteri on tulossa

Vuodesta 2024 alkaen Suomesta tulee ensimmäinen Pohjoismaa, jossa otetaan käyttöön lakisääteinen avoimuusrekisteri. Laki koskee organisaatioita ja henkilöitä, jotka harjoittavat ammattimaisesti vaikuttamistyötä tai sen neuvontaa. Se koskee valtakunnan tason vaikuttamista eli eduskuntaa ja ministeriöitä.

Avoimuusrekisteri oli osa pääministeri Sanna Marinin hallitusohjelmaa. Tavoitteena on parantaa päätöksenteon avoimuutta, torjua epäasiallista vaikuttamista ja vahvistaa kansalaisten luottamusta valtionhallintoon ja demokratiaan.

Avoimuusrekisteri.fi-palvelua ylläpitää Valtiontalouden tarkastusvirasto. Vaikuttajat voivat rekisteröityä palveluun vuoden 2024 alusta lähtien.

Vaikuttamistoiminta ja siihen liittyvä neuvonta raportoidaan avoimuusrekisteriin kahdesti vuodessa: tammi–kesäkuussa tehdyt toimenpiteet raportoidaan heinä–elokuussa ja heinä–joulukuussa tehdyt toimenpiteet tammi–helmikuussa.

Lobsterin vinkit avoimuusrekisteriin valmistautumiseen

Lobsterin avulla organisaatiosi voi kerätä ja raportoida poliittisten vaikuttajien kanssa käydyt tapaamiset kätevästi.

Kouluta organisaatiosi henkilöstö tunnistamaan raportoitavaksi kuuluva vaikuttamistoiminta. Samalla kannattaa perehdyttää tiimisi hyvään vaikuttamistyön käytäntöön.
Ota käyttöön työkalu, jolla organisaatiosi vaikuttamistoimintaa koskeva tieto kerätään. Kun tieto kootaan keskitetysti yhtenäiseen muotoon, raportointi helpottuu huomattavasti. Lobsterin avulla tiimisi koordinoi ja raportoi poliittisten vaikuttajien tapaamiset kätevästi, jolloin avoimuusrekisterin edellyttämät tiedot on helppo koota toimintailmoitukseksi.
Kouluta vaikuttamistiimi käyttämään tiedonkeruuseen tarvittavia työkaluja. Lobsterin käyttöönottoon sisältyy aina maksuton käyttäjäkoulutus ja tuki tiimillesi.
Luo helppo kanava satunnaisten vaikuttamistapaamisten raportointiin. Jos organisaatiossasi on henkilöitä, jotka tapaavat vaikuttajia hyvin harvoin, kasvaa riski, ettei tapaamisia raportoida. Perusta matalan kynnyksen ilmoituskanava, esimerkiksi sähköposti, tämän tiedon keräämiseen.
Muista EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR. Kun poliittisista kontakteista kerätään tietoa, tämä tietokanta kuuluu GDPR:n piiriin. GDPR koskee kaikkea poliittisten vaikuttajien tietoa tietokannoista Excel-listoihin, niin paperilla kuin digitaalisessa muodossa. Kerätyn tiedon tulisi rajoittua vaikuttajan rooliin poliittisena päätöksentekijänä. Kun vaikuttaja jättää poliittisen tehtävänsä, on myös arvioitava, onko hänen tietojensa säilyttämiselle enää perusteita.
Luo rutiinit, joilla pidät vaikuttajatietokannan ajan tasalla ja GDPR-yhteensopivana. Kun vaikuttajatietoa hallitaan keskitetysti Lobsterissa, näet helposti, millaista tietoa kertyy ajan myötä. Näet, kuinka monta vaikuttajaa organisaatiosi tiedoissa on ja kenen tiedoissa on tuoretta toimintaa. Lobsterilla saat myös välittömän ilmoituksen, kun organisaatiosi tiedoissa oleva vaikuttaja siirtyy pois poliittisesta tehtävästään. Näin voit arvioida, onko vaikuttajan tietojen säilyttämiselle enää perusteita. Jos perusteita ei ole, esimerkiksi avoimuusrekisteriraportoinnin kannalta, tiedot tulisi poistaa.

Miten Lobster voi auttaa

Moni asiakkaamme valmistautuu jo tulevaan lainsäädäntöön ja sen asettamiin vaatimuksiin poliittisten vaikuttajatapaamisten raportoinnista. Koska näistä kontakteista pitää joka tapauksessa kerätä tietoa, nyt on hyvä hetki opetella, miten tätä tietoa voi hyödyntää tehostamaan vaikuttamistyötä entisestään.

Jos organisaatiosi pohtii, miten valmistautua tulevaan avoimuusrekisteriin, ota meihin yhteyttä. Kerromme mielellämme, miten Lobster auttaa sekä avoimuusrekisterin raportoinnissa että GDPR-yhteensopivassa vaikuttajatiedon hallinnassa.

Kiinnostuitko? Kerromme mielellämme lisää. Varaa demo Lobsterista.