Mikä on vaikuttamistyösi GDPR-jalanjälki?
Jokainen organisaatio, joka tekee tehokasta vaikuttamistyötä, kerää ajan myötä vaikuttajatietoa poliitikoista ja virkamiehistä. Tämä tieto liittyy usein menneiden tapaamisten dokumentointiin tai tulevan vaikuttamistyön suunnitteluun. Miten tätä tietoa tulisi hallita, jotta se pysyy GDPR-yhteensopivana?
Vaikuttajatiedon säilyttämistä, oli se sitten paperilla tai digitaalisessa muodossa kuten tietokannoissa tai jopa Excel-taulukoissa, säädellään tarkasti EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR). Tämä tarkoittaa, että yritysten ja muiden organisaatioiden tulee tuntea oma GDPR-jalanjälkensä lieventääkseen mahdollisia vaatimustenmukaisuusriskejä. GDPR-yhteensopivuuden saavuttamiseksi kaikki yhteystietolistat ja tietokannat tulee pitää ajan tasalla ja tarkistaa säännöllisesti. Ja kun vaikuttaja ei enää toimi julkisessa tehtävässä, hänen tietonsa tulisi poistaa kaikista listauksista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perusteltua syytä.
Tiedätkö, missä kaikki organisaatiosi tieto sijaitsee?
Kaiken vaikuttajatiedon jäljittäminen voi olla työlästä ja aikaa vievää, jos mahdollisesti riskialtis tieto on hajallaan organisaatiosi eri työkaluissa. Ja parhaista yrityksistä huolimatta, jonnekin voi jäädä se yksi unohdettu, vanhentunut ja mahdollisesti hyvin vaatimustenvastainen vaikuttajalista, jota kukaan ei enää muista…
Siksi suosittelemme keskitetyn vaikuttajatiedon hallintatyökalun, kuten Lobsterin, käyttöä. Näin kaikki tietosi pysyvät yhdessä helposti saatavilla olevassa paikassa.
Anna tiimillesi oikeat työkalut
Olemme Lobsterilla keskittyneet viime aikoina siihen, miten asiakkaamme voivat arvioida Lobsteriin tallennettua vaikuttajatietoaan mahdollisimman suoraviivaisesti. Tavoitteenamme on ollut luoda työkalu, joka auttaa sinua löytämään nopeasti ne osat vaikuttajatiedostasi, jotka kaipaavat tarkistusta.
Tutustu Lobster GDPR-auditointiin
Tämä uusi ominaisuus näyttää GDPR-jalanjälkesi koon eli kuinka monta vaikuttajaa tiedoissasi on. Se kertoo myös, ketkä heistä pysyvät ajan tasalla Lobsterin ansiosta ja ketkä ovat tiimisi itse lisäämiä ja ylläpitämiä.
Kun tarkastelet dataasi lähemmin, voit suodattaa sitä seuraavien perusteella:
- miten äskettäin kutakin profiilia on käytetty
- milloin kukin profiili auditoitiin viimeksi
- minkä tyyppistä sisältöä profiili sisältää
Jokaisella vaikuttajalla on myös kuvake, joka osoittaa, kuinka paljon dataa hänen profiiliinsa on linkitetty.
Tämä auttaa sinua löytämään ne vaikuttajat, joiden tiedot kannattaa tarkastaa yksityiskohtaisemmin ja arvioida, onko niiden säilyttämiselle yhä perustetta.
Kun löydät vaikuttajan, jonka tiedot vaativat tarkempaa tarkastelua, pääset helposti käsiksi kaikkiin tietomerkintöihin yksityiskohtaisesti. Tämä auttaa sinua päättämään, auditoitko vaikuttajan tiedot vai poistatko vaikuttajan tiedoistasi kokonaan.
Auditoi massana
Nopein tapa auditoida vaikuttajia on käyttää suodattimia, esimerkiksi viimeisimmän toimenpiteen ajankohtaa. Kun olet rajannut vaikuttajajoukon ja tarkistanut sen, voit auditoida ne kaikki kerralla.
Huomaa, että tämä ominaisuus on mahdollisesti hyvin voimakas, joten se on käytettävissä vain Lobsterin pääkäyttäjille. Jos olet Lobsterin pääkäyttäjä, löydät GDPR-auditoinnin suoraan Lobsterin dashboardiltasi.